La correspondencia:

Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esqueletas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria.

Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus normas y estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.

Importancia de la correspondencia:

Es un importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre las relaciones cliente proveedor y el lazo que une la mayor parte de transacciones comerciales.

De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un negocio, una venta, por su eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten el volumen de sus ventas.

Clasificación de la correspondencia:

La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.

• Por el destino: Públicas y Privadas

• Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)
• Privadas: Tratan de información de interés y carácter particular comercial y oficial.

• Por su contenido: Primera clase y Segunda clase

• Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.

• Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.

• Por su tramitación: Postal y Telegráfica

• Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en:

• Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo
• Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario

• Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo

• Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.

• Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.
• Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación
• Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas

Por su extensión: Largas medianas y cortas

• Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras
• Medianas: Cuando contienen doscientas palabras
• Cortas: Cuando contienen cien palabras

• Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia está en redacción y presentación

División de la correspondencia: La correspondencia se divide en cuatro clases

• Correspondencia comercial:

Se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. Y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.

• Correspondencia Familiar y amistosa:

La finalidad de esta correspondencia es muy variada cualquier asunto particular entre ella.

• Correspondencia Oficial:

Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.

 

Estilos de correspondencia

Existen  tres  estilos  de  correspondencia: Estilo semibloque, bloque o bloque extremo. 

1.   La forma  tradicional  de escribir cartas es en  estilo semibloque, se caracteriza porque el saludo y texto van marginados a la izquierda,  es decir, con párrafos sangrados (5 espacios = tabulación)  al inicio de cada uno de ellos y se utiliza para correspondencia de carácter oficial.                                                                    
2. 

El estilo bloque se caracteriza porque el saludo y el texto de la carta van marginados a la izquierda, sin sangría o tabulación. Puede utilizarse en correspondencia oficial, comercial o privada. 

                                                                                                         

3. Estilo bloque extremo, se utiliza para correspondencia comercial o privada y se caracteriza porque todas sus partes se colocan al margen izquierdo desde la referencia hasta las iniciales.              

 

Clasificación de la correspondencia

La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.

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Manejo de la Correspondencia

CIRCULARES

Para dar a conocer internamente actividades, normas, disposiciones y asuntos de interés común. Se dirigen a un grupo de destinatarios y no exigen respuesta por escrito.

MEMORANDOS 

Son comunicaciones internas que se utilizan para impartir información,orientaciones y pautas a las dependencias y a los funcionarios. De acuerdo con el contenido puede generar una respuesta escrita.

ACTAS ADMINISTRATIVAS

 Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión

CONSTANCIAS

Documento escrito de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

CERTIFICADOS

Documento público o privado, de carácter probatorio, que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne, acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial,ceremonia, juramento o norma.

Documento de oficina

      Debe tenerse en cuenta que no todos los documentos existentes en nuestras oficinas o dependencias forman parte, necesariamente, del archivo institucional. Por ejemplo: las normas legales, boletines oficiales, diarios, publicaciones periódicas, etc., si bien son documentos, NO HAN SIDO PRODUCIDOS POR LA INSTITUCIÓN, por lo que no es documentación original y permanecen allí a efectos exclusivamente de apoyo informativo, por lo que se conservarán sólo mientras nos sean útiles. Estos documentos deben separarse de nuestro archivo.

 

 Importancia y Método para el Manejo de documentos

 

Las relaciones comerciales y empresariales, necesitan fijarse en términos que solo puede aportar la comunicación escrita la cual tiene 2 grandes propiedades: Constancia y permanencia. A las que cabe agregar las de ser:

• Permanencia:Todo escrito tiene como propiedad la de ser permanente.
• Constancia:La comunicación escrita es la única forma de garantizar que lo que un día se pacto sigue en pie.
• Medio de prueba legal: Le otorga una nueva propiedad: ser medio de prueba legal en caso litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las condiciones en que hizo una transacción.

• Método de facilitación del intercambio comercial:La comunicación escrita aporta un elemento de seriedad y formalidad en toda transacción comercial.

Estos conceptos son fundamentales para que el empresario de hoy y el ejecutivo moderno puedan tomar decisiones importantes en el momento preciso.

Elaboración de documentos de oficina 

Carta Comercial

Son aquellas cuyo contenido está relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, movimientos internos de una empresa. Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crédito, propaganda, de cobro.  Una carta comercial es un mensaje escrito con un fin específico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc. de esta definición derivamos la clasificación de las cartas comerciales.

Características esenciales

Cuando se lee una carta, sus características o cualidades influirán en el destinatario para hacerle reaccionar favorable o desfavorablemente hacia quien la escribió. Como el objetivo básico de una carta comercial es conseguir una reacción positiva en su redacción deben observarse las características que se exponen a continuación.

1) Claridad. Una carta comercial es clara cuando es de fácil comprensión, es decir, cuando el mensaje penetra sin dificultad en la mente del destinatario. Se puede lograr la claridad de la siguiente forma:

• Expresándonos mediante frases cortas.

• Eligiendo con cuidado el vocabulario

• Estando pendiente, a medida que se escribe, del comienzo de la frase para continuarla con la correspondiente concordancia.

• Evitando vocablos ambiguos

• No abusando del pronombre

• Desterrando los gerundios

• Evitando el uso de abreviaturas

• Eliminando palabras rebuscadas

• Evitando el exceso de adjetivos

• Pensando despacio, para escribir deprisa.

Los enemigos de la claridad son:

• Las expresiones incompletas

• Las palabras superfluas, innecesarias

• El uso de circunloquios

• La alteración del orden lógico en la expresión

• El empleo de vocablos “gastados, manoseados”

2) Concisión. Cada frase que escriba debe contener ideas claras y precisas. Si se quiere que el destinatario lea con agrado la carta, no deben usarse dos o tres palabras cuando éstas puedan ser reemplazadas por una. La oración puede ser más larga o más corta, pero siempre deberá ser concisa. Esto no quiere decir que sea breve, sino que o esté recargada de expresiones superfluas o palabras inútiles. Resumimos afirmando que concisión es la expresión de los conceptos con las menos palabras posibles y con la mayor exactitud. 

Si se quiere lograr concisión:

• Revise lo que escriba

• Elimine expresiones inútiles

• Evite la repetición de ideas

• No anuncie lo que va a decir, dígalo

• Coloque un concepto después del otro

• No se pierda en detalles

• Vaya directamente al asunto

• Busque rapidez en la expresión

En contra de la concisión, están:

• El lenguaje telegráfico

• El laconismo; conciso no quiere decir incompleto

• La excesiva literatura

• La vaguedad

• Las aclaraciones inútiles.

3) Precisión. Entendemos por precisión utilizar cada palabra en su sentido exacto. Para llegar a utilizar nuestro vocabulario en una carta comercial con precisión, debemos tener en cuenta los siguientes factores:

1. La exactitud de los términos que escojamos

2. La claridad con que los apliquemos

3. La cantidad de información que suministren

Los sinónimos tienen significado similar, pero cada uno expresa un matiz diferente dentro de esa semejanza. No se pueden intercambiar entre sí a capricho. Elegir el término más apropiado a la expresión es ser precisos en el lenguaje. Para lograr la precisión, siga los siguientes consejos:

• Ante una duda, acuda a un diccionario de sinónimos.
• Evite al abuso de oraciones subordinadas
• No abuse de incisos que debilitan la idea principal en vez de reforzarla.
• Ofrezca explicaciones razonables y coherentes encada uno de los puntos de la carta.
• Cuide la concordancia, en género y número, entre el sujeto y el predicado.
• Asegúrese de que la carta esté completa.
• Evite la inexactitud que siempre da lugar a rectificaciones, reclamaciones y retrasos.

4) Tono. El tono no es más que la adaptación de la expresión y del estilo del asunto que motiva la carta. El calor humano no debe faltar nunca en una carta comercial. Téngase en cuenta que la redacción comercial es la versión escrita de una conversación entre comerciantes o miembros de una misma agencia. De ahí que el tono deba reunir estas cualidades: 

• Personal. Sitúese verbalmente frente al destinatario como si lo estuviera mirando a la cara.

• Cortés. La expresión amable y cordial favorece la buena voluntad del destinatario hacia la persona que escribe.

• Ponderado. Procure mantenerse dentro de los límites de moderación en el trato y prudencia en la expresión, porque así ofrecerá una grata imagen de sinceridad.

• Positivo. Aunque muchas veces tengamos que decir “no” exprese una decisión o una acción enfocando el lado positivo, no su aspecto negativo.

A continuación, algunos consejos prácticos que deben seguirse para lograr un tono que reúna las cualidades anteriormente expresadas:

• Escriba con estilo natural y propio, sin caer en la excesiva familiaridad.
• No lo haga en tono ceremonioso, frío e impersonal.
• Elimine toda expresión convencional.
• Acuérdese de poner en su estilo un acento de espontaneidad, afable, propio de la carta dirigida a un ser humano y no a una entidad anónima.
• Evite el tono egoísta. No convierta su persona en el eje exclusivo sobre el cual gira la carta.
• No abuse de pronombres “yo”, “nosotros”.
• Tampoco abuse de “usted” y “su”.
• No redacte cartas cuando esté enojado
• No incurra en exageraciones, jactancias, falsas promesa y adulaciones.

• No trate de imponer sino de convencer.

5) Corrección. Una carta debe ser escrita tratando de evitar cualquier error que pueda producir una impresión desfavorable en la mente del destinatario. Cuando hablamos de errores nos referimos tanto a los que se comenten en el contenido de la carta como a los que se refieren a su apariencia externa. Para que una cata sea escrita en forma correcta han de evitarse los siguientes errores:

• Errores ortográficos
• Puntuación incorrecta
• División incorrecta de las palabras
• Borrones y tachaduras
• Márgenes desiguales
• Carta descentrada
• Párrafos mal balanceados.

La corrección necesaria se obtendrá cuando:

• Piense lo que va a decir
• Estudié cómo va a decirlo y a quién
• Conserve “la distancia” debida
• Tenga extremo cuidado con la ortografía
• Cuide el aspecto externo de la carta.

Por el contrario, son enemigos de la corrección:

• Cometer errores gramaticales
• Descuidar la presentación
• Escribir con brusquedad
• Mostrar indiferencia
• Adoptar una actitud negativa. 

 La estructura del documento consta de las siguientes partes:

• Nombre(s) de a quien se dirige.
•  Nombre(s) del remitente(s).
• Fecha.
• Asunto.
• Escrito redactado brevemente.
• Firma(s).

Extensiones de una Carta Comercial

Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.

Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.

Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego (HOJA) Mas de 300 son cartas de varios pliegos (HOJAS)

Presentación de la Carta Comercial

En las cartas de negocios es importante guardar ciertas reglas básicas para no cometer errores en el momento de su presentación, que podrían costa el éxito de un proyecto empresarial.

• En una carta comercial, tanto el papel como el sobre deberán llevar membrete. En este tipo de misivas es común adjuntar el franqueo de retorno.

• El contenido de una carta comercial debe ser directo, objetivo, con redacción clara y concisa. Se debe mantener el mismo estilo tanto al comienzo como en la despedida.

• Las cartas comerciales tendrán espacios y márgenes a respetar, parecidos a los empleados en una misiva personal. Sin embargo, en la parte izquierda de una carta comercial se debe colocar el nombre de la empresa, la persona y cargo.

• Una carta comercial debe presentar un espacio de tres centímetros y medio antes de colocar la fecha, y a continuación se realizará el mismo proceso que en las demás correspondencia.

• La correspondencia comercial jamás se debe escribir a mano o máquina. En estos tiempos modernos, donde las tecnologías de información manejan el panorama empresarial, dejaría mucho que desear una carta de negocios que no estuviese hecha a computadora.

Puntuación de una Carta Comercial

- Abierta: no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes.

- Cerrada: lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o componentes.

- Mixta o corriente: combina los dos estilos.

El memorando o memorándum                    

Es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.

Características. 

Por su carácter funcional, esta comunicación tiene empleo muy extendido, en primer lugar, identifica rápidamente los tres factores básicos del acto comunicativo: emisor, receptor y mensaje. En segundo término, puede contener variados tipos de mensaje: órdenes, instrucciones, informes. A veces reemplaza a la carta.

Estructura

Encabezamiento. Consta de membrete, número de orden, fecha, emisor (identificado con la palabra DE en mayúscula), receptor (identificado con la letra A en mayúscula) y referencia que es equivalente a la materia del mensaje. Cuando el destinatario tiene cierto grado de autoridad, suele emplearse vocativo por razones psicológicas.

Cuerpo. Consiste en la exposición directa y breve del asunto que motiva el mensaje.

Final. Frase de saludo, firma, nombre y cargo del emisor, si hay inclusos o anexos se especifican abajo al lado izquierdo.

De acuerdo a lo explicado, podemos concluir que la correspondencia interna es todo tipo de escritos entre dos o más secciones o departamentos de la misma empresa que se transmiten sobre asuntos de trabajo y la producción. Este tipo de correspondencia constituye un medio sencillo, rápido y eficaz de comunicar mensajes. Es útil hacer notar que no todos los memorándum tienen el mismo modelo o estructura. Las empresas, en general, elaboran sus formatos específicos y por lo común con espacios en blanco donde insertan los elementos básicos como fecha, emisor, receptor, asunto o referencia, texto y firma del autor.

EJEMPLO DE MEMORÁNDUM

IMPRESO DE MEMORÁNDUM

Asistente para elaborar cartas:

Para hacer más fácil la elaboración de Cartas, WORD incorpora un asistente que lleva a cabo esta labor según una secuencia de pasos

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    ASISTENTE PARA ELIMINAR CARTA

Permite generar un documento con campos y modificar sólo los datos variables sin que se altere la estructura general del documento.